Privatisation restaurant SevenRooms : Event Management de A à Z

En novembre et décembre, les demandes de repas d'entreprise, de séminaires et de privatisations arrivent par dizaines : un appel, un e-mail, un DM Instagram, un « on est 28, vous avez une salle ? ». Beaucoup de restaurants traitent tout cela à la main, avec un devis Word et un tableur. Les dates se chevauchent, les acomptes se perdent.

Le module Event Management de SevenRooms sert précisément à industrialiser la privatisation de restaurant sur SevenRooms : vos salles deviennent réservables en ligne (ou sur demande), avec menu, acompte, conditions d'annulation et fiche récapitulative pour l'équipe. Ce guide fait le tour du module, de A à Z, avec un fil rouge : le repas d'entreprise de fin d'année.

À noter : Event Management est un module complémentaire (add-on) de SevenRooms, distinct de l'abonnement de base. Deux fonctions présentées ici sont en bêta : les Scheduled Deposits et les Event Summaries. Nous le signalons à chaque fois.

Privatisation de restaurant sur SevenRooms : ce que fait Event Management

Event Management transforme vos salles en offres réservables. Le client voit vos espaces dans un onglet dédié du module de réservation, choisit une date et un menu, puis paie son acompte comme pour une réservation classique. Le module couvre les Spaces, les menus et add-ons via Upgrades, le minimum spend, les frais et acomptes, les Booking et Cancellation Policies, un Event Management Calendar et des tableaux de bord.

Ses limites, d'après la documentation : pas de choix de plat individuel par convive (le choix de forfait, oui), pas de diffusion de l'offre événementielle sur Google, et pas de rappel automatique au client pour finaliser un menu.

Une règle de tri : si votre menu de fêtes est optionnel et ouvert à toutes les tailles de table, ce n'est pas un Event Space, c'est une Offer. Event Management vise les groupes soumis à des règles propres : menu imposé, minimum spend, acompte.

Définir vos espaces : les Spaces. Tout commence par la liste des Spaces, c'est-à-dire ce que vous vendez réellement. Pour chacun, vous réglez :

• Space Name : le nom vu par le client, celui de votre site (« Salon Jardin », « Mezzanine »).
• Capacités : minimum et maximum, assis et debout. Si l'espace a toujours un minimum spend, mettez la capacité minimale à 1 : un petit groupe prêt à payer le minimum doit pouvoir réserver.
• Privacy Level : Entire Venue, Fully Private, Semi Private ou Shared Space.
• Booking Method : Directly Bookable pour la grande majorité des espaces, Request Only pour les cas complexes comme la privatisation totale.
• Tables rattachées à chaque espace, et la case « Event bookings in this Space reserve all selected Tables » : cochez-la pour une salle privée (une seule fête à la fois), laissez-la vide pour du groupe en salle principale.

Salles combinables. Si deux salons peuvent être loués séparément ou ensemble, créez trois Spaces : salon 1, salon 2 et « salon combiné ». Le système retire automatiquement le combiné dès qu'un des deux est pris.

Côté Space Profile, préparez une description de une à deux phrases, 3 à 4 photos de la salle (pas de plats), les équipements et un PDF unique regroupant tous vos menus.

Menus, minimum spend et acomptes : de la sélection au paiement

Menus et add-ons : Menu Selection. Le choix du menu passe par Upgrades (Marketing > Upgrades). Créez vos menus d'abord, puis rattachez-les à l'espace dans le parcours de configuration.

Trois schémas courants pour un repas d'entreprise :

• Forfaits au choix : « Menu Bistrot », « Menu Signature », « Menu Prestige ». Quantité minimale et maximale à 1, pour que le client ne mélange pas les formules. Détaillez ce que contient chaque forfait.
• Menu unique prépayé : PDF dans le Space Profile, pas d'Upgrade, et un Flat Rate per Guest Deposit au prix du menu (par exemple 75 € par personne), précisé dans la Booking Policy.
• Menu avec variante : une catégorie d'Upgrades avec un Upgrade « viande » et un Upgrade « végétarien », chacun avec son prix. Le client répartit les convives, et vous encaissez la totalité.

Si un acompte ou un minimum spend est déjà demandé, laissez les menus à 0 € : ils servent alors de choix, pas de paiement supplémentaire. Pour les clients indécis, ajoutez une option « Décider plus tard » ou « Parler à l'équipe pour finaliser mon menu ».

Les add-ons se gèrent aussi en Upgrades : champagne d'accueil, forfait boissons, droit de bouchon, vidéoprojecteur. Pour prévenir la cuisine d'un menu précis, créez une catégorie de Reservation Tags, ajoutez les personnes concernées comme Followers, puis rattachez le tag à l'Upgrade.

Limite : pas de choix de plat par convive. Pour un séminaire avec pré-commande individuelle, la documentation cite l'intégration SetMenu, sinon un échange par e-mail depuis la fiche de réservation.

Paiements : trois blocs. Dans les paramètres de paiement, vous réglez le minimum spend, les frais et l'acompte.

Minimum spend. Vous le fixez par réservation ou par convive, sans mélanger les deux types. Le module permet de le faire varier par Space, Availability Period (déjeuner, dîner, tour) et jour de la semaine, et même par taille de groupe. Exemple chiffré : salon privé de 20 couverts, minimum 1 500 € TTC le déjeuner en semaine, 2 500 € le soir, 3 500 € le vendredi soir de décembre. Pour décembre, passez par les Seasons : elles permettent de changer disponibilités, minimums, acomptes, politiques et Upgrades pour une période, sans toucher à votre configuration habituelle.

Frais annexes. Service Charge, Admin Fee et Room Rental Fee s'affichent dans la section Other Fees. Attention : ils sont informatifs, SevenRooms ne les encaisse pas au moment de la réservation. L'Admin Fee ne peut pas non plus servir à répercuter les frais de transaction.

Acompte. Par défaut, il est de 50 % du minimum spend. Vous pouvez le passer en montant fixe et définir des exceptions par Space. Gardez un acompte, même modeste, pour les groupes en salle principale : c'est ce qui limite les annulations de dernière minute.

Pour que la TVA figure sur l'e-mail de confirmation, contactez le support SevenRooms : l'option s'active sur demande.

Acomptes échelonnés : les Scheduled Deposits (bêta).

Bêta : les Scheduled Deposits sont une fonction bêta, activée sur demande pour certains établissements. Si les réglages n'apparaissent pas, il faut passer par votre contact SevenRooms.

Le client verse un premier acompte à la réservation, puis un ou plusieurs prélèvements automatiques ont lieu avant l'événement. Exemple : un repas d'entreprise réservé en octobre pour le 18 décembre, minimum spend de 3 000 € TTC.

• À la réservation : 30 % (900 €).
• 30 jours avant : 40 % (1 200 €).
• 7 jours avant : le solde restant.

Réglage : dans l'étape Set Deposit Requirements de l'assistant de paiement, activez Enable balance collection of the minimum spend sous Charged Later, puis ajoutez vos Payment Tiers (nombre de jours avant l'événement, pourcentage ou solde complet).

Au paiement, le client voit « Due Today » et chaque échéance avec sa date, et doit accepter les prélèvements futurs. Il reçoit un rappel 48 heures avant chaque échéance. En cas d'échec, SevenRooms réessaie trois fois sur 12 heures, puis envoie au client un lien pour mettre à jour sa carte.

Limites annoncées par SevenRooms :

• impossible avec le type de paiement Save Card (utilisez Charge Card avec un acompte à 0 €) ;
• acomptes basés sur un prix de menu par personne non pris en charge ;
• frais, taxes, pourboire, service et location de salle exclus du calcul : à encaisser séparément ;
• une échéance ne peut être ni annulée ni offerte individuellement, et le client ne peut pas payer le solde en avance.

Si la date ou le nombre de convives change, tout est recalculé. Vous pouvez aussi encaisser un paiement ponctuel depuis la fiche de réservation.

Politiques d'annulation dégressives et Event Summaries (bêta)

Event Management Policies. Les Booking et Cancellation Policies d'Event Management fonctionnent comme celles de vos réservations classiques. Par défaut, SevenRooms propose une « Default Events Booking Policy » et une « Default Events Cancellation Policy » : modifiez-les pour couvrir la majorité de vos cas, puis créez des exceptions (+ Add Exception) par Space, Availability Period ou taille de groupe.

Pour la dégressivité, deux niveaux :

• Avec Scheduled Deposits (bêta) : une tiered cancellation policy calcule automatiquement le remboursement selon le moment de l'annulation. Exemple donné par SevenRooms : plus de 30 jours avant, 100 % ; de 8 à 30 jours, 50 % ; 7 jours ou moins, aucun remboursement. Les paliers se règlent en heures, jours, semaines ou mois.
• Sans Scheduled Deposits : le remboursement intégral avant une heure limite (Refund Cutoff Time) se configure, mais un remboursement partiel automatique non. Réglez la date limite sur la plus lointaine (par exemple deux semaines), gérez les remboursements partiels à la main, et écrivez la règle dans votre politique.

Conseil : calez la date limite sur le moment où vous ne pouvez plus remplir la salle. En décembre, c'est bien plus tôt qu'en février.

Event Summaries en PDF : la fiche de fonction (bêta).

Bêta : les Event Summaries sont réservées à un nombre limité de clients.

L'Event Summary est une vue récapitulative que l'équipe peut imprimer, enregistrer en PDF ou envoyer par e-mail. SevenRooms la compare aux « banquet event orders », fiches de fonction ou run sheets. Elle regroupe : coordonnées du réservant, date, heure et durée, nombre de convives, espace et tables, menus choisis, Upgrades, allergies, minimum spend, frais, acomptes versés et notes.

Pour l'ouvrir : dans la réservation événement, cliquez sur Event Summary en haut à droite du slide-out. Le contenu n'est pas personnalisable : il reprend ce qui est saisi dans la réservation. Une copie imprimée ou envoyée ne se met pas à jour : régénérez-la après toute modification. Sans accès à la bêta, gérez vos fiches de fonction hors de SevenRooms et joignez-les à la réservation.

Du premier contact à la confirmation : demande, devis, paiement

Voici le parcours complet pour un repas d'entreprise de décembre.

• 1. La demande. Soit le client réserve directement un espace Directly Bookable. Soit il passe par un espace Request Only (privatisation totale, événement sur mesure) : il remplit une demande et votre équipe le recontacte. Pour être alerté, activez la notification « New Request Alert ».
• 2. Le devis. Pour les demandes sur mesure, vous construisez l'offre avec le client, puis créez la réservation depuis le Calendar de l'onglet Event Management (Add Event) ou via un créneau interne d'Access Rule.
• 3. La confirmation. Le client reçoit un e-mail de confirmation incluant minimum spend et frais annexes, puis un rappel.
• 4. Le paiement. Acompte à la réservation, ou lien de paiement si c'est votre équipe qui a saisi l'événement. Avec la bêta Scheduled Deposits, les échéances suivantes partent seules.
• 5. La préparation. Event Summary (si vous y avez accès), notifications aux bons interlocuteurs via le tag « Private Event », et suivi des demandes non converties dans le tableau de bord.

L'Event Management Dashboard montre demandes, événements réservés, terminés et annulés, avec le chiffre d'affaires associé. Vérifiez chaque semaine les demandes non converties.

Repas d'entreprise et privatisation de restaurant en fin d'année : le plan d'action

Le mois de décembre se prépare à la rentrée. Voici l'ordre que nous recommandons.

• Ouvrez tôt. SevenRooms conseille d'autoriser les réservations d'événements au moins 6 à 12 mois à l'avance. Vérifiez que le Searchable Timeframe du module (Settings > Reservation Widget > Search & Availability) couvre cette durée.
• Créez une Season « Fêtes ». Minimums plus élevés, menus de fin d'année, acomptes plus forts, politique d'annulation plus stricte, uniquement sur décembre.
• Pointez votre site vers l'onglet Events. Remplacez le formulaire de contact ou le numéro de téléphone par un lien vers l'onglet Events du module. Vous pouvez masquer l'onglet Reservations avec les paramètres d'URL hideTabs=true et searchTab=group_bookings, et activer la bannière Group Bookings.
• Supprimez les anciens circuits. Anciennes Offers, Access Rules et Blocks créent des doublons.
• Verrouillez les tables déjà réservées (hard assign) avant publication, sinon le système peut les retirer.
• Testez plusieurs dates et tailles de groupe, et utilisez Availability Quick View si un créneau n'apparaît pas.

Qualifier les demandes avant Event Management : Heep en complément

Event Management prend le relais quand le projet est cadré. Mais une grande partie des demandes de groupe n'arrive pas dans le module : un message WhatsApp à 23 h, un DM Instagram, un e-mail sans date, un appel manqué pendant le coup de feu. Avant le devis, il faut poser les bonnes questions : combien de personnes, quelle date, quel budget, quel contact.

C'est là que Heep se place en complément de SevenRooms. Heep est une IA pour restaurants et hôtels qui centralise WhatsApp, Instagram, Messenger et e-mail dans une seule boîte, déclenche un WhatsApp ou un SMS après un appel manqué, et traite les groupes et privatisations : demandes routées par taille de groupe et qualifiées par date, budget, couverts et contact. Heep est compatible avec SevenRooms et réserve directement dans votre logiciel quand il s'agit de tables classiques.

Votre équipe ne reçoit plus un « bonjour, vous faites des privatisations ? », mais une demande cadrée (« 24 personnes, 12 décembre, 90 € par personne, contact : service RH »). Elle crée alors l'événement dans le Calendar d'Event Management ou renvoie le client vers l'onglet Events. L'un trie, l'autre vend et encaisse.

Pour aller plus loin sur les paiements, lisez quelle politique de paiement choisir et, pour les menus de fêtes en salle principale, le menu de Noël prépayé. Pour les add-ons (champagne, matériel), consultez les Upgrades.

Questions fréquentes sur la privatisation de restaurant sur SevenRooms

Besoin d'aide pour configurer vos privatisations sur SevenRooms ?

Entre Spaces, Booking Windows, Seasons, acomptes, politiques d'annulation et Upgrades, une mauvaise configuration se paie en décembre : doublon avec une réservation classique, acompte sous-évalué, salle introuvable. Mieux vaut tout régler avant l'ouverture des demandes de fêtes.

māhie accompagne restaurants et hôtels sur SevenRooms. Pour vos repas d'entreprise et privatisations, nous pouvons :

• configurer votre programme Event Management : Spaces, tables, Availability Periods, minimum spend par créneau, Seasons de fin d'année ;
• paramétrer menus, Upgrades et politiques : forfaits, add-ons, Booking et Cancellation Policies, notifications aux bonnes équipes ;
• auditer l'existant : anciennes Offers, Access Rules et Blocks à supprimer, tables à verrouiller, test du module avant ouverture ;
• intégrer l'onglet Events à votre site Webflow ou WordPress, avec suivi des conversions par canal ;
• mettre en place Heep pour qualifier les demandes de groupe reçues par WhatsApp, Instagram, e-mail ou téléphone, et former vos équipes.

Découvrez notre expertise SevenRooms ou contactez māhie pour préparer votre saison de fêtes.