Acompte, empreinte bancaire ou prépaiement SevenRooms : quelle politique ?

Un no-show un samedi soir, c'est une table de quatre qui reste vide pendant tout le service. Pour s'en protéger, SevenRooms propose plusieurs leviers, et le choix entre acompte, empreinte bancaire, prépaiement ou frais de no-show n'est pas anodin : mal calibré, il fait fuir des clients ou ne protège de rien.

Ce guide vous aide à choisir la bonne politique, puis à la configurer pas à pas. Nous détaillons aussi la nouveauté de juillet 2026, Charge & Save Card, qui change la façon de combiner acompte et empreinte bancaire sur SevenRooms : avant, il fallait choisir l'un ou l'autre.

Acompte, empreinte bancaire, prépaiement : quelles différences sur SevenRooms ?

Dans les réglages de paiement, SevenRooms distingue deux grandes logiques (le menu s'appelle Payment and Policy, sur un Shift ou sur une Access Rule) :

• Empreinte bancaire : l'option « Require/Save Credit Card For Future Charges » (aussi appelée Credit Card Guarantee). La carte est enregistrée, rien n'est débité à la réservation. Si le client annule trop tard ou ne vient pas, vous pouvez facturer des frais.
• Débit à la réservation : l'option « Charge Credit Card At Time of Booking ». Le client paie tout de suite un acompte ou le prix total d'un menu ou d'une expérience. Le montant se règle par personne, par réservation, ou par personne ou par réservation par intervalle de temps.

Le prépaiement est donc simplement un débit à la réservation du montant complet (un menu à 95 € TTC par personne), et l'acompte un débit partiel (20 € par personne). Les frais de no-show ne sont pas une troisième méthode : c'est ce que vous facturez à partir d'une carte enregistrée.

Un point de départ utile : SevenRooms indique que recueillir une carte, même sans rien débiter, aide à réduire les annulations tardives et les no-shows. L'empreinte seule est déjà un frein psychologique efficace.

À noter : il faut une passerelle de paiement active. Tant qu'aucun processeur n'est connecté, vos réglages restent en draft mode : vous pouvez les configurer, mais ils ne sont pas appliqués sur le module de réservation et la politique d'annulation n'est pas affichée aux clients.

Charge & Save Card : débiter et garder la carte (juillet 2026)

Avant cette mise à jour, il fallait choisir : débiter à la réservation (acompte, expérience prépayée) ou enregistrer la carte pour un éventuel débit ultérieur (annulation tardive, no-show). Pas les deux.

Désormais, une carte débitée à la réservation est aussi enregistrée sur la réservation. Votre équipe voit qu'une carte est disponible et peut la débiter manuellement plus tard : frais de no-show, complément d'acompte, supplément, sans envoyer de lien de paiement au client.

Ce qu'il faut savoir :

• La fonction est activée par défaut pour tous les venues, sur tous les processeurs de paiement. Aucune action n'est nécessaire.
• Pour la désactiver : Settings > Venue Settings > Charges > Charge and Save Card, en décochant « Charge and Save Card ». La carte est alors débitée comme avant, mais plus enregistrée.
• Les débits ultérieurs sont toujours manuels : la carte n'est pas débitée automatiquement plus tard (SevenRooms indique travailler sur cette possibilité).
• La carte reste utilisable jusqu'à 7 jours après la réservation. Ensuite, elle est purgée automatiquement et il faut envoyer un lien de paiement.
• Dans les réglages d'un Shift, l'option s'appelle « Charge card at the time of booking, and save for future charges ».

Règle simple, selon SevenRooms : débitez la carte enregistrée si vous parlez au client ou si les frais correspondent à une politique qu'il a acceptée en réservant (no-show, annulation tardive). Envoyez un lien de paiement s'il n'y a pas de carte, si le client veut payer avec une autre carte, ou si le montant n'a pas été convenu à la réservation.

Quelle politique choisir selon votre service ?

Quatre cas d'usage fréquents, avec des montants d'exemple (TTC) :

• Brunch du dimanche : clientèle de groupes d'amis, taux de no-show élevé. Une empreinte bancaire suffit souvent : carte demandée, 15 € par personne facturés en cas d'annulation moins de 24 h avant ou de no-show. Pas de friction à la réservation, protection réelle.
• Soirées et expériences à places limitées (dîner œnologique, soirée DJ) : prépaiement du ticket, par exemple 65 € par personne, avec remboursement jusqu'à 7 jours avant. La salle est vendue à l'avance. Avec Charge & Save Card, vous gardez la carte pour facturer un supplément ou une absence non remboursable.
• Groupes (8 couverts et plus) : un acompte de 20 € par personne, appliqué uniquement aux grandes tablées grâce au seuil de taille de groupe (« Only parties larger than a specified size »). Votre équipe pilote ensuite le solde. Pour les privatisations plus importantes, voyez notre guide sur l'Event Management.
• Réveillon et jours de fête : prépaiement du menu, souvent la seule option raisonnable quand la cuisine est dimensionnée pour un service complet. Détails dans notre article sur le réveillon prépayé.

Faut-il pour autant tout prépayer ? Non. Plus l'exigence est forte (débit immédiat), plus vous perdez de réservations en ligne. Le bon réflexe : graduer. Empreinte pour les services ordinaires, acompte pour les groupes, prépaiement pour les offres à capacité fixe. Pour adapter la règle à l'affluence, lisez la politique de paiement selon l'affluence.

Configurer l'empreinte bancaire et les frais de no-show

Sur un Shift (Availability > Availability Settings > Shifts > Payment & Policies) ou sur une Access Rule (Settings > Availability > Access Rules > Edit > Payment and Policy > Edit, puis décochez « Follow Shift Settings for Payment & Policy ») :

1. Activez Require Credit Card et choisissez la taille de groupe concernée : tous, ou seulement les groupes plus grands qu'un seuil (utile pour ne cibler que les tablées de 6).
2. Choisissez Require/Save Credit Card For Future Charges (« Require credit card during booking with no deposit » sur une Access Rule).
3. Dans Automatic Cancellation / No-Show Charge, deux choix : No Charge (aucun débit automatique, mais votre équipe peut débiter la carte à la main jusqu'à 7 jours après la réservation) ou Automatic Charge (par personne ou par réservation, avec une heure limite).
4. Fixez la limite : par exemple 24 h avant pour un dîner courant, 48 h pour un groupe.
5. Enregistrez avec Done, puis Save.

Avec Automatic Charge, la carte est débitée immédiatement dès que la réservation passe au statut Cancelled ou No Show. Pour ne pas facturer (geste commercial, client prévenu), retirez la carte de la réservation avant de changer le statut.

Exemple : vous demandez la carte pour tout groupe de plus de 5, avec 20 € par personne facturés en cas d'annulation à moins de 48 h. Une table de 8 qui disparaît laisse 160 € dans votre caisse au lieu de rien.

Configurer un acompte ou un prépaiement

Même chemin, mais choisissez Charge Credit Card At Time of Booking (« Require credit card during booking with a fee or deposit »). Réglez :

• Le montant : par personne, par réservation, ou par intervalle de temps (par exemple, un forfait par tranche de 30 minutes pour une activité).
• Les taxes : Apply Tax s'appuie sur les taux déclarés dans Settings > General > Tax Rates (la TVA figure parmi les types pris en charge). Vous pouvez aussi ajouter Apply Service Charge et Apply Gratuity.
• Les remboursements (Automatic Refunds) : No Refund, Full Refund ou Partial Refund (un pourcentage de l'acompte), avec une heure limite d'éligibilité. Même avec No Refund, votre équipe peut rembourser à la main jusqu'à 7 jours après la réservation.

Attention à la TVA : si le montant que vous saisissez est déjà TTC, ce qui est la norme en France, n'activez pas de taxe supplémentaire par-dessus. Sinon votre client paie la TVA deux fois et vous le découvrez à la contestation. Faites un essai à 20 € et vérifiez le total affiché.

Selon votre formule, vous pouvez aussi rencontrer une configuration par « payment modes » (Late Cancellation Fee et Deposit, créés par défaut, avec une connexion Stripe depuis Settings > Integrations > Payment Gateway). Ils s'assignent ensuite aux Shifts dans Booking Options > Weekly Schedule. Le principe est le même : un montant fixe par réservation ou par couvert, un seuil de taille de groupe, et une échéance d'annulation ou de remboursement.

Les pièges : politique d'annulation, TVA, remboursements et modifications

La politique d'annulation doit être écrite et visible. Elle s'affiche dans le module quand une carte est requise (enregistrée ou débitée), et le client doit l'accepter avant de réserver. Rédigez-la dans Settings > Guest-Facing Language > Policies. Mentionnez le montant, le délai et, depuis Charge & Save Card, que la carte est conservée. SevenRooms recommande d'indiquer explicitement que la carte sera enregistrée après le débit : cela renforce la confiance et réduit les litiges. Exemple : « En réservant, vous autorisez le restaurant à débiter votre carte du montant indiqué. Vos coordonnées bancaires sont également enregistrées de façon sécurisée et pourront servir à appliquer les frais prévus par notre politique d'annulation ou de no-show. »

Les contestations passent par votre processeur de paiement. Un texte clair, accepté à la réservation, est votre meilleur argument.

Le client ne peut pas modifier seul une réservation payée. Dès qu'un acompte, un paiement ou un Upgrade payant a été pris, le client ne peut pas modifier sa réservation depuis la page Manage Reservation, même si votre réglage autorise « At Any Time ». Il est invité à appeler le restaurant. Prévenez votre accueil. Il peut en revanche annuler, selon votre réglage (Never, Up until a cut-off time, At Any Time) et avec remboursement selon Automatic Refund.

Avec une empreinte seule, la modification est plus souple. Si le client change de créneau et que le nouveau créneau demande aussi une carte, la carte est reprise. Si le nouveau créneau n'exige aucun paiement, la carte reste sur la réservation. S'il bascule sur un créneau qui exige un paiement à la réservation, il doit alors payer.

Votre équipe peut tout modifier, mais à la main. Les compléments et remboursements d'une réservation prépayée sont manuels. La carte enregistrée reste sur la réservation modifiée en interne, dans la limite de 7 jours après la date.

Alignez les délais. Heure limite d'annulation gratuite, limite d'annulation en ligne et délai écrit dans la politique : une seule valeur partout.

Certains canaux ne gèrent pas les cartes. Si une Access Rule doit rester visible sur des canaux qui ne supportent pas les empreintes, il faut cocher « Allow this Access Rule to be booked on channels that do not support credit card holds » : sur ces canaux, l'exigence de carte ne sera pas appliquée. Pesez ce choix.

Testez. Réservez, modifiez, annulez, vérifiez le débit et le remboursement. Pour que les clients n'oublient pas une réservation protégée, un rappel la veille par WhatsApp ou SMS aide, et Heep peut l'envoyer automatiquement.

Questions fréquentes sur l'acompte et l'empreinte bancaire SevenRooms

Besoin d'aide pour configurer vos acomptes et empreintes bancaires sur SevenRooms ?

Une bonne politique de paiement protège votre chiffre d'affaires sans décourager les réservations. Mal réglée, elle fait l'inverse : taxes en double, texte d'annulation flou, canaux qui contournent la carte. māhie accompagne des restaurants et des groupes dans la configuration de SevenRooms au quotidien. Pour vos paiements, nous pouvons :

• auditer votre paramétrage actuel (Shifts, Access Rules, politiques, canaux) et repérer les failles ;
• définir la politique adaptée à chaque service : brunch, soirées, groupes, fêtes ;
• configurer Payment and Policy de bout en bout, avec TVA, remboursements et textes d'annulation ;
• intégrer l'offre à votre site (Webflow, WordPress) et suivre les conversions de vos réservations avec paiement ;
• former vos équipes au débit de la carte enregistrée, aux remboursements et aux litiges.

Vous voulez sécuriser vos prochains services ? Découvrez notre expertise SevenRooms ou contactez māhie : nous regardons votre configuration ensemble.