Menu de Noël sur SevenRooms : vendre un réveillon prépayé dès la réservation

Le 24 et le 31 décembre, une table vide coûte cher. Le menu est fixe, les produits sont achetés à l'avance, la brigade est dimensionnée pour un service complet. Un no-show ce soir-là, c'est du chiffre d'affaires que vous ne rattraperez pas.

La bonne nouvelle : SevenRooms permet de vendre votre menu de Noël directement dans le module de réservation, avec choix du menu pour chaque convive et prépaiement ou empreinte bancaire. Résultat : moins de no-shows, une cuisine qui sait exactement combien de menus préparer, et des annulations tardives qui ne vous coûtent plus rien.

Dans ce guide, nous vous montrons pas à pas comment configurer un réveillon prépayé sur SevenRooms, avec les fonctionnalités disponibles fin 2026.

Comment vendre un menu de Noël sur SevenRooms

La méthode la plus fiable repose sur deux briques natives de SevenRooms, disponibles sur tous les comptes :

• L'Upgrade « Menu » (Online Sales > Upgrades) : le menu de fêtes lui-même, avec son nom, son prix, sa description détaillée et sa photo.
• Une Access Rule dédiée (Settings > Availability > Access Rules) : les créneaux réservables du réveillon, l'Upgrade obligatoire et la politique de paiement.

Le client choisit son créneau du 24 décembre, sélectionne un menu par convive, puis paie ou laisse son empreinte bancaire selon la politique que vous avez choisie. Deux variantes sont possibles, détaillées plus bas :

• Option A, menu prépayé : l'Upgrade porte un prix, encaissé à la réservation.
• Option B, empreinte bancaire : l'Upgrade n'a pas de prix, et l'Access Rule enregistre la carte avec un débit automatique en cas d'annulation tardive.

Pourquoi un Upgrade plutôt que le module Menus de pré-commande ? Le module Menus est encore en bêta et ne porte pas de prix. L'Upgrade centralise prix, visuel et descriptif, et fonctionne dès aujourd'hui sur votre module de réservation.

Étape 1 : créer l'Upgrade « Menu de Noël »

Dans le portail web : Online Sales > Upgrades. Partez d'un modèle ou créez votre Upgrade à partir de zéro.

Une catégorie dédiée. Les Upgrades sont rangés par catégorie, et c'est la catégorie entière que l'on rattache ensuite à l'Access Rule. Créez donc une catégorie « Menu de réveillon » qui ne contiendra que vos menus de fêtes, et cochez l'affichage du nom de catégorie sur le module pour que le client comprenne ce qu'il choisit. Configurez-la en catégorie obligatoire (Required) :

• Quantité minimum : Restricted to number of guests in party, soit un menu par convive.
• Quantité maximum : la même valeur. Une table de 4 choisit exactement 4 menus.

L'Upgrade lui-même :

• Nom : « Menu Réveillon – 4 services ». C'est ce que lit le client.
• Prix : un prix fixe (145 € par exemple) pour l'option A, ou « 0 € » / « Don't Show Price » pour l'option B.
• Description : le détail du menu service par service, avec les allergènes principaux et ce qui est inclus (coupe de champagne, mignardises…).
• Image : une belle photo de plat, au format rectangulaire, affichée en 175 × 130 px, moins de 1 Mo.
• Reservation Tags : appliquez automatiquement un tag « Réveillon » pour repérer ces tables en un coup d'œil et faciliter le reporting.
• Inventory Management (facultatif) : limitez le nombre de menus vendables, par exemple pour un menu à la truffe en quantité limitée.

Vous proposez plusieurs menus ? Créez un Upgrade par menu dans la même catégorie : « Menu Réveillon », « Menu Végétarien », « Menu Enfant ». Le client répartit librement ses choix, tant que le total correspond au nombre de convives. Vous connaissez ainsi vos quantités par menu dès la réservation.

À noter : les délais de commande (Lead Times) ne sont disponibles que pour les catégories facultatives. Pour une catégorie obligatoire, gérez la date limite via la fenêtre de réservation de l'Access Rule (étape 2).

Étape 2 : créer l'Access Rule dédiée au réveillon

Les Access Rules automatiques suivent vos services habituels. Pour un réveillon, créez une Access Rule manuelle, prévue pour les fêtes et les expériences spéciales. Dans Settings > Availability > Access Rules :

• Dates et créneaux : uniquement le 24 décembre au soir (et/ou le 31). En double service, créez les deux créneaux (19 h et 21 h 30, par exemple).
• Taille de groupe et limite de couverts : bornez-les à ce que la cuisine peut sortir sur un menu unique.
• Booking Window : ouvrez les réservations tôt (dès début novembre) et fixez la clôture en ligne au délai dont vous avez besoin pour vos commandes fournisseurs, par exemple 5 jours avant.
• Selectable Upgrades : Edit, recherchez la catégorie « Menu de réveillon », puis Done et Save. Ce rattachement rend le choix du menu obligatoire au moment de réserver.
• Guest-Facing Display : libellé du créneau (« Réveillon de Noël – menu 4 services »), titre, description longue et photo. C'est ce que le client lit en cliquant sur l'horaire.
• Payment and Policy : voir l'étape 3, selon l'option choisie.

Conseil : vérifiez que vos Access Rules standard ne proposent pas en parallèle une réservation « classique » ces soirs-là, sinon des clients réserveront sans menu ni paiement. N'utilisez pas les Blackout Dates pour cela : elles coupent toute la réservation en ligne de la journée, réveillon compris.

Étape 3, option A : faire payer le menu à la réservation

Prérequis : une passerelle de paiement active connectée à SevenRooms.

Avec un Upgrade à prix fixe, le montant s'ajoute au panier du client au moment de réserver : une table de 4 qui choisit 4 menus à 145 € paie 580 €. Dans l'Access Rule, ouvrez Payment and Policy > Edit, décochez « Follow Shift Settings for Payment & Policy » et choisissez « Charge credit card at time of booking ».

Vous pouvez aussi y appliquer taxes, frais de service ou pourboire. Attention : si votre prix est affiché TTC (la norme en France), n'ajoutez pas de TVA par-dessus.

La carte est aussi conservée. Depuis juillet 2026 (fonction Charge & Save Card, activée par défaut), une carte débitée à la réservation est aussi enregistrée sur la réservation. Votre équipe peut donc la débiter plus tard, par exemple pour un supplément. Deux limites : ce débit ultérieur est toujours manuel, et la carte reste exploitable 7 jours après la réservation ; au-delà, il faut envoyer un lien de paiement.

Annulation et remboursement :

• Annulation par le client : possible en ligne selon votre réglage « le client peut modifier/annuler » (jamais, ou jusqu'à une heure limite). Le remboursement suit le paramètre Automatic Refund de l'Access Rule.
• Modification par le client : impossible en ligne dès qu'un paiement ou un Upgrade payant a été pris. Le client est invité à appeler le restaurant, donc prévenez votre accueil.
• Modification par votre équipe : possible, mais remboursements et compléments se font manuellement.

Exemple de politique : « Remboursement intégral jusqu'à 7 jours avant le réveillon. Au-delà, le montant des menus reste acquis. »

Étape 3, option B : une empreinte bancaire plutôt qu'un prépaiement

Vous ne voulez pas faire payer le menu à l'avance, mais vous voulez vous protéger des annulations de dernière minute ? C'est la variante la plus courante pour les restaurants qui travaillent avec une clientèle d'habitués.

• Dans l'Upgrade, ne fixez pas de prix : choisissez « 0 € » ou « Don't Show Price ». Le menu sert alors à informer le client et à compter vos couverts par menu, sans rien encaisser.
• Dans l'Access Rule, ouvrez Payment and Policy, décochez « Follow Shift Settings » et choisissez « Require credit card during booking with no deposit ». Le client laisse son empreinte bancaire, sans être débité.
• Activez le débit automatique : dans Automatic Cancellation / No-Show Charge, sélectionnez Automatic Charge, indiquez le montant (par personne ou par réservation, par exemple 145 € par personne, soit le prix du menu) et la limite, par exemple 48 heures avant l'arrivée.

Concrètement : si le client annule plus de 48 h avant, rien n'est débité. S'il annule moins de 48 h avant, ou ne se présente pas, la carte est débitée automatiquement du montant dès que la réservation passe au statut Annulé ou No-show. Si vous laissez « No Charge », votre équipe peut toujours débiter la carte manuellement jusqu'à 7 jours après la réservation.

Point crucial : le montant et le délai doivent figurer noir sur blanc dans votre politique d'annulation, affichée au client au moment où il réserve et rappelée s'il annule. Un débit que le client n'a pas clairement accepté est la première cause de contestation bancaire. Rédigez-la dans Settings > Guest-Facing Language > Policies. Exemple : « Votre carte bancaire est demandée en garantie de votre réservation pour le réveillon du 24 décembre. Aucun montant n'est débité à la réservation. Toute annulation moins de 48 heures avant l'heure de votre réservation, ou toute absence, entraînera le débit automatique de 145 € par personne. »

Étape 4 : mettre l'offre en ligne et suivre les réservations

Diffuser l'offre :

• Sur le module de réservation : les créneaux du réveillon apparaissent avec leur libellé et leur photo dès que l'Access Rule est active.
• En vitrine (facultatif) : créez une Offer de type Experience dans Online Sales > Offers, liée à l'Access Rule. Vous obtenez une page d'atterrissage à votre image, visible dans l'onglet Experiences du nouveau widget, avec un lien à partager.
• Sur votre site : une bannière « Réveillon de Noël » en page d'accueil qui pointe vers ce lien.
• Par email et réseaux sociaux : une campagne dédiée, vos stories Instagram, un QR code sur les additions de décembre.

Ce que voit votre équipe :

• Le tag « Réveillon » appliqué par l'Upgrade permet de filtrer ces réservations dans la liste.
• Chaque fiche réservation affiche les menus choisis et leur quantité. Faites le total par menu quelques jours avant pour caler vos commandes fournisseurs et votre mise en place.
• Si vous avez activé la gestion de stock sur un Upgrade, il disparaît automatiquement du module une fois la limite atteinte : pas de survente.

Bonnes pratiques et erreurs fréquentes

• Testez avant de publier. Faites une vraie réservation sur le module, avec choix du menu, paiement ou empreinte, puis annulation, et vérifiez le débit ou le remboursement. C'est le seul moyen de voir ce que vit le client.
• Alignez les trois délais : clôture des réservations en ligne, limite d'annulation sans frais et délai indiqué dans la politique d'annulation. Trois dates différentes, c'est trois sources de confusion.
• Soignez la cohérence des textes : même prix, même description et même montant d'annulation sur l'Upgrade, l'Access Rule, la politique d'annulation et votre site.
• Évitez les canaux « aveugles » : sur une offre payante, n'autorisez pas la réservation via des canaux qui n'affichent pas la description (TheFork, par exemple). Sinon le client paie sans savoir pour quoi.
• Prévenez l'accueil : les clients qui ont payé un menu ne peuvent pas modifier leur réservation en ligne et vont appeler.
• Pensez à la vente additionnelle : ajoutez une seconde catégorie d'Upgrades, facultative cette fois (coupe de champagne à l'arrivée, accord mets-vins), sur la même Access Rule.
• Dupliquez pour le 31 : une fois le réveillon de Noël rodé, copiez l'Access Rule, créez l'Upgrade du menu du 31, et la Saint-Sylvestre est prête en quelques minutes. La mécanique reste la même pour la Saint-Valentin ou la fête des Mères.
• Commencez tôt : les clients réservent leur réveillon dès novembre. Une offre en ligne mi-décembre, c'est du chiffre laissé aux concurrents.

Questions fréquentes sur le menu de Noël SevenRooms

Besoin d'aide pour configurer vos fêtes sur SevenRooms ?

Un réveillon prépayé bien configuré, c'est un service complet, des no-shows quasi nuls et une cuisine qui sait exactement quoi préparer. Mais entre Access Rules, Upgrades, empreintes bancaires, politiques d'annulation et module de réservation, les réglages se croisent vite, et une erreur se paie le soir même.

māhie est une agence spécialisée dans la restauration et l'hôtellerie, experte de SevenRooms. Nous accompagnons au quotidien des groupes de restaurants à Paris et ailleurs dans la configuration et l'exploitation de leur outil. Pour vos fêtes de fin d'année, nous pouvons :

• configurer votre offre de réveillon de A à Z : Upgrade Menu, Access Rule dédiée, prépaiement ou empreinte bancaire, politique d'annulation ;
• auditer votre paramétrage existant avant l'ouverture des réservations, pour éviter les mauvaises surprises ;
• intégrer l'offre à votre site (Webflow, WordPress) et mettre en place le suivi des conversions, pour savoir combien de réservations génère chaque campagne ;
• former vos équipes à la gestion des réservations prépayées, des débits d'annulation et des remboursements ;
• préparer vos campagnes email de lancement, dans le respect du RGPD.

Vous voulez que votre réveillon soit en ligne dès cette semaine ? Contactez māhie : on regarde ensemble votre configuration et on vous propose un accompagnement adapté.