Auto-tags SevenRooms : segmenter sa clientèle sans effort

Un habitué qui vient tous les mois, un client qui dépense 200 € par visite, un anniversaire dans cinq jours, un convive allergique aux fruits de mer : votre équipe le sait peut-être, mais seulement si quelqu'un s'en souvient. Et personne ne fait le tri à la main dans une base de plusieurs milliers de fiches.

C'est le rôle des Auto-tags SevenRooms : des étiquettes posées automatiquement sur les fiches clients, selon des règles que vous définissez. Elles servent à deux choses : reconnaître vos clients en salle et cibler vos emails sans export Excel ni mise à jour manuelle.

Dans ce guide, nous vous expliquons la différence entre les trois types de tags de SevenRooms, comment créer des Auto-tags personnalisés pas à pas, quelles règles mettre en place dans un restaurant français, et comment vous en servir au quotidien.

Reservation Tags, Client Tags, Auto-tags : quelle différence ?

SevenRooms propose trois types de tags. Ils ne servent pas aux mêmes choses.

• Les Reservation Tags concernent une réservation, pas la personne : anniversaire, repas d'affaires, demande de table en terrasse, allergie d'un des convives. Ils disparaissent avec la réservation, mais restent exploitables après coup dans vos rapports.
• Les Client Tags concernent la personne et restent sur sa fiche jusqu'à ce que vous les retiriez : VIP, allergies, préférences, « connaît le chef ». Ils sont visibles dans tous les établissements de votre groupe.
• Les Auto-tags s'appliquent tout seuls sur la fiche client quand le client remplit vos critères : « 3 visites en 3 mois », « a dépensé plus de 150 € », « anniversaire dans la semaine »…

La différence clé : les deux premiers sont posés à la main par votre équipe, ou par le client lui-même à la réservation en ligne. Seuls les allergies et les occasions spéciales sont proposés sur le module de réservation, et vous pouvez activer ou désactiver chaque tag. Les Auto-tags, eux, sont posés et retirés par le système, sans aucune saisie.

À retenir : Reservation Tags pour le « ce soir », Client Tags pour « qui est ce client », Auto-tags pour « ce qu'il fait chez vous ». Les trois se complètent.

Les Auto-tags par défaut : ce que SevenRooms vous donne déjà

Avant de créer quoi que ce soit, regardez ce qui existe : SevenRooms fournit une bibliothèque de plus de 30 Auto-tags prêts à l'emploi, rangés en cinq catégories : Feedback, Guest, Order, Spend et Visit. Quelques-uns utiles pour un restaurant :

• Birthday et Anniversary : le client a son anniversaire dans les 7 jours qui précèdent ou suivent. Le tag reste 14 jours au total, ou disparaît si le client vient pendant cette période. Il faut bien sûr que la date soit renseignée sur la fiche.
• Repeat Guest (2 visites ou plus sur 3 mois) et Regular (3 visites ou plus sur 3 mois).
• Spender : au moins 3 visites et un montant total de X. Vous choisissez le montant qui définit un gros dépensier.
• First Timer et First Timer Completed : le premier passage, avant puis après la visite.
• It's Been a While : dernière visite il y a entre 30 et 365 jours. Le tag est retiré dès que le client a une nouvelle réservation, et c'est alors Welcome Back qui prend le relais.
• No Show Last 7 Days et Cancellation Last 7 Days.
• Positive Feedback et Negative Feedback (avis internes de 4-5 ou 1-3 étoiles sur le dernier mois), avec leurs équivalents pour les avis externes.

Certains de ces tags s'affichent sur la fiche pour votre équipe, d'autres sont cachés et servent uniquement aux emails automatiques. Les Superusers peuvent modifier les noms et les critères (le seuil de dépense, par exemple), sur les formules qui incluent cette option.

À noter : le tag All Guests n'est pas disponible en Europe. Seul Marketing Opt-Ins, qui ne couvre que les clients ayant explicitement accepté de recevoir vos emails, l'est.

Créer un Auto-tag personnalisé pas à pas

Quand les tags par défaut ne suffisent pas, vous créez les vôtres. Attention : les Custom Auto-tags ne sont disponibles que sur certaines formules SevenRooms. Si vous ne voyez pas l'option dans votre compte, votre formule ne l'inclut probablement pas : demandez à votre Customer Success Manager ou au support.

Étape 1 : ouvrir l'éditeur. Allez dans Marketing > Auto-tags, puis cliquez sur Create Auto-tag. Un panneau s'ouvre avec trois réglages.

• Auto-tag Name : le nom visible sur la fiche client et dans le centre Auto-tags. Choisissez-le lisible par vos serveurs : « Habitué », pas « R3M ».
• Auto-tag Type : Local (visible uniquement dans cet établissement) ou Global (visible dans tous les établissements du groupe). Pour un groupe, Global est pertinent si un client fidèle d'une adresse doit être reconnu dans les autres.
• Marketing Segmentation : si vous cochez cette case, le tag n'apparaît pas en salle et sert uniquement à cibler vos Automated Emails et campagnes d'Email Marketing. Cochez-la pour les tags purement marketing, pour ne pas encombrer l'écran de vos hôtes.

Étape 2 : choisir l'attribut. Chaque Auto-tag a au moins une condition. Cliquez sur le champ pour afficher la liste des données disponibles, puis choisissez l'attribut (une date de dernière réservation, un nombre de visites, une dépense…). Trois champs apparaissent alors : l'attribut, le type de condition (égal à, supérieur ou égal à, inclut…) et la valeur.

Étape 3 : combiner les conditions. Deux boutons permettent d'affiner.

• Add "OR" condition : le client doit remplir au moins une des conditions.
• Add "AND" condition : un nouveau bloc apparaît, et le client doit remplir toutes les conditions.

Étape 4 : régler la période. Pour les critères de date, vous choisissez le type de période (passé, à venir ou entre deux dates) puis sa durée. Une période relative, comme « dans les 30 derniers jours », est recalculée en permanence : le tag est posé quand le client remplit le critère et retiré automatiquement quand il ne le remplit plus.

Étape 5 : enregistrer, puis vérifier. Ouvrez quelques fiches clients que vous connaissez et contrôlez que le tag s'affiche (ou non) comme prévu.

Les pièges à éviter

• Ne mélangez pas les catégories. Toutes les conditions d'un même Auto-tag doivent venir de la même catégorie (Profile, Reservation, Visit History, Visit, Review, Feedback…), indiquée avant le nom de la condition (« Visit : … », « Reservation : … »). SevenRooms vous laisse enregistrer un tag mélangeant Feedback et Review, par exemple, mais il ne se comportera pas comme prévu.
• Reservation n'est pas Visit. « Reservation » regroupe les réservations passées ou à venir inscrites au planning ; pour ne compter que les clients réellement passés à table, utilisez « Visit ».
• Les conditions « Reservation » s'évaluent séparément. Avec « Party Size ≥ 6 » ET « Booked By = Google Reserve », un client est tagué s'il a eu un jour une table de 6 et un autre jour une réservation via Google Reserve, pas forcément la même. Pour cumuler des critères sur les mêmes réservations, SevenRooms propose les conditions Booked Reservation Count Enhanced et Completed Visit Count Enhanced, également réservées à certaines formules.
• Les données de caisse supposent un POS connecté. Dépense par visite, pourboire, prix ou nom d'un plat commandé : ces critères exigent une intégration POS active. Pour un plat, il faut saisir le nom exact de l'article dans votre caisse.

Exemples d'Auto-tags pour un restaurant français

Voici des règles concrètes, à adapter à votre ticket moyen. Les noms de conditions sont ceux de la liste SevenRooms ; les seuils sont nos suggestions.

• « Habitué » : le tag Regular par défaut (3 visites ou plus sur 3 mois) fait déjà le travail. Pour un seuil plus exigeant, créez-le avec Visit History : Total Visits supérieur ou égal à 5. Vos réguliers sont à accueillir par leur nom et à placer à leur table préférée.
• « Gros panier » (Visit : Total Spend supérieur ou égal à 150 € sur une visite, sur les 30 derniers jours) : demande un POS connecté. Pour un restaurant à 55 € de ticket moyen par personne, c'est une table qui a pris des bouteilles ou le menu dégustation.
• « Amateur de vin » (Visit : POS Item Price supérieur à 60 €, au moins 1 fois) : vos clients qui commandent des bouteilles de prestige. Le sommelier les repère avant leur arrivée.
• « Grande tablée » (condition Booked Reservation Count Enhanced : au moins 3 réservations avec un groupe de plus de 6 personnes) : des groupes réguliers, idéals pour une offre de privatisation ou vos repas d'entreprise de fin d'année. La version « Enhanced » évalue les deux critères sur les mêmes réservations.
• « Anniversaire en vue » : le tag Birthday par défaut suffit. Pour cibler un mois précis, la condition Profile : Birthday Month existe, mais elle ne s'applique que si le client a donné sa date. À vous de rendre le champ facultatif ou obligatoire à la réservation.
• « Allergie fruits de mer » (Profile : Tags inclut « Crustacés », « Fruits de mer »…) : regroupe plusieurs Client Tags en un seul tag visible en salle.
• « À relancer » : le tag It's Been a While par défaut (dernière visite entre 30 et 365 jours) couvre ce besoin sans risque. Si vous créez le vôtre, gardez une seule catégorie, par exemple Profile : Last Reservation Date uniquement.

Conseil : commencez par 4 à 5 tags maximum. Au-delà, vos serveurs ne les lisent plus, et vous ne saurez plus lesquels servent à quoi.

Utiliser vos Auto-tags : emails, salle et reporting

Un tag ne sert à rien s'il ne déclenche rien. Voici les trois usages.

1. Segmenter vos emails. Les Auto-tags alimentent les audiences des Automated Emails et de l'Email Marketing. Quelques scénarios classiques :

• Anniversaire : un email envoyé quand le tag Birthday apparaît, avec un dessert offert à la réservation.
• Réactivation : un email aux clients tagués It's Been a While, avec une invitation à revenir. On exclut ceux qui ont déjà une table à venir : c'est le rôle du tag Upcoming Reservation Next 30 Days.
• Remerciement après une première visite : First Timer Completed, pendant 30 jours après le premier passage.
• Offre aux habitués : un accès anticipé à votre menu de saison pour les clients « Habitué ».

Les tags « d'exclusion » comme Reservation Within 7 Days servent précisément à éviter d'écrire à un client venu hier.

2. Repérer vos clients en salle. Les Auto-tags s'affichent sur les réservations à venir. Votre équipe voit en un coup d'œil les habitués, les gros paniers ou les anniversaires du service, sans ouvrir chaque fiche. Pour que les hôtes ne soient pas noyés, cochez Marketing Segmentation pour tous les tags qui ne servent qu'à l'emailing.

3. Piloter par le reporting. Les Reservation Tags permettent de compter, par exemple, combien de réservations « anniversaire » vous avez eues le mois dernier, et ce qu'elles ont rapporté. Si ces tables dépensent davantage, vous pouvez les promouvoir plus souvent sur votre module de réservation, ou proposer un dessert en Upgrade.

Attention : vos emails restent soumis au RGPD et au consentement des clients, d'où l'absence du tag All Guests en Europe ; notre guide sur l'emailing et le RGPD détaille la marche à suivre.

Questions fréquentes sur les Auto-tags SevenRooms

Besoin d'aide pour créer vos Auto-tags sur SevenRooms ?

Bien configurés, vos Auto-tags font gagner du temps à l'équipe en salle et rendent vos emails plus pertinents. Mal réglés, ils se contredisent, encombrent l'écran de vos hôtes ou ne se déclenchent jamais. Entre catégories de conditions, logique AND/OR et données de caisse, les pièges sont nombreux.

māhie est une agence spécialisée dans la restauration et l'hôtellerie, experte de SevenRooms. Pour vos Auto-tags, nous pouvons :

• auditer vos tags existants et vos segments pour repérer ceux qui ne servent à rien ou ne se déclenchent pas ;
• concevoir vos règles sur mesure : habitués, gros paniers, anniversaires, réactivation, adaptées à votre ticket moyen ;
• configurer vos Automated Emails reliés à ces tags (anniversaire, remerciement, réactivation) ;
• former vos équipes à lire et à exploiter les tags en salle ;
• brancher vos données (POS, site Webflow ou WordPress) et suivre les réservations générées par chaque campagne.

Vous voulez une base clients qui se segmente toute seule ? Découvrez notre expertise SevenRooms ou contactez māhie : on regarde ensemble votre configuration.