Emailing SevenRooms et RGPD : ce qu'un restaurant peut envoyer

Vous avez 6 000 clients dans SevenRooms, un menu de fêtes à lancer, et une question simple : à qui avez-vous le droit d'écrire ? En Europe, la réponse est plus stricte qu'aux États-Unis, et SevenRooms l'applique pour vous. Pour l'emailing SevenRooms et le RGPD, la règle tient en une phrase : une campagne marketing ne part qu'aux clients qui ont explicitement donné leur consentement (opt-in).

Ce guide explique ce que vous pouvez envoyer, à qui, comment collecter des opt-ins et comment lancer une campagne propre dans SevenRooms.

À noter : cet article est un guide pratique, pas un avis juridique. Les règles exactes (durée de conservation, mentions obligatoires, cas particuliers) dépendent de votre situation. Faites valider votre politique de consentement par un juriste ou votre DPO, et consultez les recommandations de l'autorité de protection des données de votre pays.

Emailing SevenRooms et RGPD : ce qui change en Europe

SevenRooms applique automatiquement un filtre sur les emails marketing des établissements situés en Europe. Il s'appuie sur la commune (municipality) renseignée pour votre établissement dans SevenRooms. Deux conséquences concrètes :

• Seuls les clients ayant explicitement accepté de recevoir vos emails reçoivent vos campagnes.
• L'Auto-tag « All Guests » n'est pas disponible. Ailleurs, il regroupe tous les clients ayant déjà réservé ou commandé. Chez vous, vous utilisez l'Auto-tag Marketing Opt-Ins, qui regroupe tous les clients autorisant vos communications marketing.

Autre point : Email Marketing est un module complémentaire (add-on) de SevenRooms. S'il n'est pas dans votre formule, il faut le demander à votre Customer Success Manager ou au support SevenRooms.

Votre base « emailable » est donc plus petite que votre base clients. C'est normal : vous écrivez à des gens qui ont dit oui.

Opt-in ou transactionnel : ce que vous pouvez envoyer à qui

Deux familles d'emails cohabitent dans SevenRooms, et il faut bien les distinguer.

Les emails transactionnels sont liés à une réservation ou à un service rendu. Selon SevenRooms, ils n'exigent pas d'opt-in :

• confirmation de réservation ;
• annulation ou modification ;
• rappel avant l'arrivée ;
• demande d'avis après la visite (feedback) ;
• autres messages de service.

Un client qui se désabonne du marketing continue de les recevoir : c'est le principe.

Les emails marketing servent à promouvoir : newsletter, menu de fêtes, événement, offre d'anniversaire, relance d'un client inactif. Ils exigent un opt-in explicite.

Les Automated Emails standard (confirmation, rappel, feedback) sont traités comme transactionnels. Leur réglage par défaut est le consentement implicite : tous les clients les reçoivent. Si vous préférez les réserver aux clients ayant donné leur consentement marketing, il faut écrire au support SevenRooms, car ce réglage se fait côté back-end.

En revanche, une automation marketing (remerciement post-visite avec offre, série de réengagement, automatisation personnalisée) est de l'emailing marketing : elle ne part qu'aux clients opt-in.

Erreur fréquente : glisser une promotion dans un email de confirmation. Dès que le message vend quelque chose, il n'est plus purement transactionnel. Gardez les confirmations sobres, avec au plus une invitation à s'abonner.

Les statuts d'abonnement dans SevenRooms

Chaque fiche client porte un statut d'abonnement aux emails marketing :

• Subscribed : le client a coché une case ou rempli un formulaire (réservation, commande en ligne, formulaire d'abonnement) et ne s'est pas désabonné. C'est votre audience en Europe.
• Unsubscribed : le client a cliqué sur le lien de désabonnement ou demandé à votre équipe de le désabonner. Il ne reçoit plus de marketing tant qu'il ne se réabonne pas.
• Not Yet Subscribed : le client n'a ni accepté ni refusé, mais il a réservé ou commandé. C'est le consentement implicite, qui ne vous ouvre pas la porte de l'emailing en Europe.
• Double Opt-In Activated : si le Double Opt-In est actif, une case grisée indique que vous ne pouvez pas abonner un client à sa place.

Pour savoir combien de clients vous pouvez contacter, regardez le Total Mailable Email Contacts sur la page de compte. Les tags d'opt-in de groupe ou d'établissement ne reflètent pas la taille réelle de la base.

Double Opt-In : comment l'activer et quand le choisir

Le Double Opt-In ajoute une seconde étape : le client s'inscrit, reçoit un email de confirmation, et n'est considéré comme abonné qu'après avoir cliqué sur le lien. Un client qui ne clique pas n'est pas marketable. Vous évitez les fautes de frappe, les inscriptions par un tiers et les plaintes pour spam, et vous gagnez une preuve de consentement plus solide.

Il n'est pas activé en libre-service : SevenRooms le propose sur demande. Contactez votre Customer Success Manager ou le support et précisez si vous voulez personnaliser l'objet, le texte ou le bouton de l'email de confirmation.

Vous devez aussi décider quoi faire de vos clients existants :

• Les considérer comme abonnés. Votre base reste utilisable, mais seulement si votre consentement initial était valide. SevenRooms vous invite à vous appuyer sur vos ressources juridiques pour choisir.
• Leur envoyer un email de confirmation. Tous doivent cliquer pour confirmer. Tant qu'ils ne l'ont pas fait, vos contacts marketables tombent à zéro.

Les emails se personnalisent dans Settings > Guest-Facing Language > Emails > Marketing Subscription :

• Marketing Subscription Confirmation : envoyé aux nouveaux clients qui s'inscrivent au fil de l'eau ;
• Continued Marketing Subscription Confirmation : envoyé une seule fois aux clients existants, si vous avez choisi cette option.

Comment décider ? Si vous ne connaissez pas l'origine du consentement d'une grosse base ancienne, la reconfirmation est la voie la plus prudente. À valider avec votre conseil juridique.

Collecter des opt-ins : les 8 leviers qui marchent en restaurant

Un opt-in se gagne au bon moment et avec une raison claire. SevenRooms recommande de choisir un ou deux leviers pour démarrer, de tester, puis d'ajouter.

• Le widget de réservation. Quand Email Marketing est activé, une case d'opt-in est ajoutée automatiquement au Reservation Widget. C'est votre levier n°1 : chaque réservation en ligne peut produire un opt-in.
• Le Subscription Widget (Settings > Subscription Widget). Il collecte e-mail, téléphone et opt-in en dehors d'une réservation, y compris pour des gens qui n'ont jamais réservé. Il est disponible pour tous les établissements. Les champs prénom, nom, téléphone et e-mail sont obligatoires, et vous pouvez ajouter civilité, date d'anniversaire, code postal ou restrictions alimentaires. Gardez le formulaire court : un formulaire long fait fuir. L'option Show Email Marketing Checkbox for Group permet de proposer l'inscription à tout le groupe. Ne pré-cochez pas la case sans avis juridique.
• Le site web. Un bouton qui ouvre le widget en pop-up (code HTML dans Settings > Subscription Widget > HTML, à poser avec votre développeur), ou un lien direct vers le widget (Direct Link to Widget). Activez aussi reCAPTCHA pour filtrer les robots et définissez une URL de redirection après inscription.
• Un QR code en salle. Sur le pupitre d'accueil, dans l'encart de l'addition, sur les tables. Il pointe vers le lien du Subscription Widget. SevenRooms conseille de le créer avec un outil gratuit comme Flowcode.
• Les additions et le point d'encaissement. Formez votre équipe à proposer l'inscription à l'accueil ou à l'encaissement : « Souhaitez-vous recevoir nos invitations et nos menus de saison par email ? »
• Le wifi, la fidélité et les programmes d'upsell. SevenRooms recommande d'ajouter une demande de consentement claire dans ces parcours.
• Les emails transactionnels. Ajoutez une phrase dans la confirmation ou le remerciement : « Envie de rester en contact ? Inscrivez-vous pour recevoir nos offres et un accès prioritaire aux réservations. » Un lien d'inscription, pas une promotion.
• Réseaux sociaux et publicités. Le lien du widget dans votre bio Instagram, vos stories, vos annonces.

Opt-in depuis la fiche réservation. Si un client le demande à votre équipe, ouvrez la réservation et activez Send Email Marketing opt-in email (disponible tant que le client est en « Not Yet Subscribed »). Il reçoit un email de confirmation et passe en Subscribed seulement après avoir cliqué. Vous pouvez aussi cocher l'établissement dans Marketing Subscriptions > Manage Subscriptions sur la fiche client. Si le Double Opt-In est actif, un email de confirmation part d'abord.

Un ordre de grandeur, à titre d'hypothèse : un restaurant qui reçoit 40 réservations en ligne par jour et dont 25 % des clients cochent la case obtient une dizaine d'opt-ins par jour, sans effort de l'équipe.

Lancer une campagne conforme dans SevenRooms

Une fois la base d'opt-ins constituée, voici comment envoyer.

1. Allez dans Marketing > Email Marketing, puis Create Campaign. Partez d'un modèle ou de zéro.
2. Donnez un nom interne clair, vérifiez l'adresse de réponse (par défaut celle de Profile Information > Guest-Facing Contact).
3. Dans Audience, choisissez Marketing Opt-In : c'est la seule audience disponible en Europe. Pour cibler plus finement, utilisez des Auto-tags ou des Client Tags (par exemple les clients venus au moins 3 fois en 6 mois). Les Custom Auto-tags ne sont proposés qu'avec certaines formules. Voir notre guide sur les Auto-tags SevenRooms.
4. Utilisez Exclude Guests pour retirer des tags, par exemple « Employé » ou « Presse ».
5. Réglez l'envoi : tout de suite ou programmé.
6. Dans le contenu, saisissez le nom de l'expéditeur (celui du restaurant), un objet de 50 caractères ou moins, puis construisez l'email.
7. Prévisualisez et testez : audience et exclusions, liens, prix et dates, affichage mobile.
8. Cliquez sur Send ou Schedule.

Le ciblage se fait au moment de l'envoi : un client qui reçoit le tag avant l'heure programmée reçoit la campagne.

Vérifier qu'une personne qui s'est désabonnée est bien exclue. SevenRooms exclut automatiquement les clients désabonnés. Pour les retrouver, créez un Auto-tag personnalisé (Marketing > Auto-tags > + Create Auto-tag) avec la condition OutgoingEmail: Unsubscribed, patientez quelques heures le temps du traitement, puis filtrez dans Clients > Tags.

Désinscription, preuve et contenu : les bonnes pratiques

La désinscription doit être simple et visible. SevenRooms ajoute automatiquement les liens Unsubscribe et Manage Email Preferences dans le pied de page de chaque campagne. Si vous utilisez un pied de page prémaquetté, supprimez les liens de désinscription factices qu'il contient. Dans les Automated Emails, ajoutez le lien via Embed > Unsubscribe Link. Le client peut choisir de se désabonner d'un seul établissement ou de tout le groupe. Un client désabonné reçoit toujours ses confirmations et rappels.

Gardez la preuve du consentement. Le statut Subscribed dans SevenRooms indique que le client a accepté, mais votre meilleur filet reste de savoir comment, quand et par quel canal. Notre conseil : conservez le texte exact de la case à cocher affichée à vos clients, notez les dates de vos changements de formulaire, et privilégiez le Double Opt-In si votre base est ancienne ou d'origine mixte. Ces pratiques sont des recommandations de māhie, pas une exigence SevenRooms.

Ne jamais acheter de listes. Les adresses doivent être données directement par la personne, avec sa permission. Si vous importez des contacts depuis un autre outil, excluez ou taguez ceux qui s'y étaient désabonnés.

Un contenu utile, pas insistant.

• Un objet clair de 50 caractères ou moins, un expéditeur reconnaissable (le nom du restaurant), un seul appel à l'action.
• Une fréquence tenable : mieux vaut un email par mois qui compte que quatre qu'on ignore.
• Visez moins de 0,1 % de plaintes pour spam (1 pour 1 000) et moins de 1 % de désabonnements par campagne, selon SevenRooms.
• Ciblez les contacts engagés (ouverture dans les 60 ou 90 derniers jours) plutôt que d'insister auprès de ceux qui ne répondent jamais.
• Une relance WhatsApp ou SMS ne se fait qu'avec le consentement du client sur ce canal ; Heep, l'IA pour restaurants que māhie déploie, peut l'automatiser dans ce cadre.

Les limites de SevenRooms en Europe à connaître

• Pas d'All Guests. Votre audience maximale est la liste des Marketing Opt-Ins.
• Email Marketing est un add-on, et certaines fonctions (Custom Auto-tags, gestion des abonnements) dépendent de votre formule.
• Le Double Opt-In se demande au support. Ce n'est pas un réglage que vous activez seul.
• La base marketable diminue si vous passez au Double Opt-In avec reconfirmation de l'existant : elle peut tomber à zéro le temps que les clients cliquent.
• Le SMS Marketing de SevenRooms est en bêta, et le centre d'aide ne mentionne que l'Amérique du Nord. Un client doit de toute façon s'inscrire lui-même.

SevenRooms précise lui-même qu'il vous incombe de respecter les lois locales : l'outil applique des filtres, il ne remplace pas votre politique de consentement.

Questions fréquentes sur l'emailing SevenRooms et le RGPD

Besoin d'aide pour l'emailing et le RGPD sur SevenRooms ?

Une base d'opt-ins bien construite vaut plus qu'une grande liste froide. Mais entre le widget de réservation, le Subscription Widget, le Double Opt-In, les Auto-tags et vos supports en salle, les pièces s'assemblent vite de travers, et c'est votre responsabilité qui est engagée.

māhie est une agence spécialisée dans la restauration et l'hôtellerie, experte de SevenRooms. Nous accompagnons des groupes de restaurants à Paris et ailleurs dans la collecte de consentements et la préparation de leurs campagnes. Concrètement, nous pouvons :

• cadrer votre dispositif RGPD de collecte d'opt-ins : textes des cases à cocher, Double Opt-In, gestion de la base existante, preuve du consentement (avec votre conseil juridique) ;
• configurer le Subscription Widget et le widget de réservation, puis l'intégrer à votre site Webflow ou WordPress avec suivi des inscriptions ;
• créer vos supports de collecte en salle : QR codes, inserts d'addition, scripts pour l'accueil et la salle, et former vos équipes ;
• préparer vos Auto-tags et vos audiences : segments opt-in, exclusions, retrouver les désabonnés ;
• construire et tester vos campagnes email, de la mise en page à l'envoi, avec suivi des réservations générées.

Pour passer d'une base clients à une base d'opt-ins exploitable, Contactez māhie. Nous partons de votre configuration SevenRooms actuelle et nous vous proposons un plan d'action.